Wybór projektu:

Jeżeli w wyniku oceny dany projekt został zakwalifikowany do dofinansowania ze środków UE, kolejnym etapem jest podpisanie umowy o dofinansowanie. Procedura jej podpisania rozpoczyna się w momencie otrzymania oficjalnego pisma potwierdzającego przyznanie wsparcia i określającego niezbędne załączniki do umowy. Wykaz dokumentów może się różnić, w zależności od tego, jaki projekt realizujesz oraz jakiego rodzaju podmiot reprezentujesz. Wzory umów o dofinansowanie wraz ze wskazaniem niezbędnych załączników stanowią część dokumentacji konkursowej w danym naborze wniosków.

Wniesienie zabezpieczenia:

Przy podpisaniu umowy o dofinansowanie wymagane jest wniesienie zabezpieczenia prawidłowej realizacji projektu. Obowiązek ten nie dotyczy wyłącznie państwowych jednostek budżetowych. Zabezpieczenie składane jest przeważnie w formie weksla in blanco wraz z deklaracją wekslową, ale mogą to być też inne sposoby, np. cesja praw z polisy ubezpieczeniowej, hipoteka, poręczenie, gwarancja bankowa. Zabezpieczenie powinno być ustanowione na kwotę nie mniejszą, niż wysokość przyznanego dofinansowania. Zabezpieczenie prawidłowej realizacji umowy o dofinansowanie zostaje zdeponowane w instytucji udzielającej wsparcia.

Zakres umowy:

Umowa o dofinansowanie opisuje zobowiązania i uprawnienia oraz harmonogram realizacji projektu i jego budżet. W jej treści określone są w szczególności:

• strony umowy;
• wysokość i warunki, na jakich zostanie przekazane dofinansowanie;
• szczegóły dotyczące zasad realizacji i rozliczania projektu;
• obowiązki związane z bieżącym monitorowaniem przebiegu projektu;
• zasady dokonywania kontroli projektu przez uprawnione instytucje;
• zasady postępowania w sytuacjach, gdy dokładne wykonanie umowy stanie się niemożliwe, czyli np. reguły dokonywania zmian w projekcie, sytuacje, w których umowa może być wypowiedziana bądź rozwiązana;
• wskazanie obowiązków informacyjno-promocyjnych w projekcie;
• zagadnienia związane z ochroną danych osobowych;
• zobowiązanie do ponoszenia wszystkich wydatków w sposób racjonalny i konkurencyjny;
• wskazanie, że cały projekt musi być realizowany z poszanowaniem przepisów prawa krajowego i unijnego.

Uwaga! Wniosek o dofinansowanie jest załącznikiem do umowy o dofinansowanie. Wszelkie ewentualne zmiany w nim będą wymagały zatwierdzenia przez instytucję udzielającą wsparcia, a czasem także podpisania aneksu do umowy.

Konto bankowe:

Wszystkie operacje finansowe w Twoim projekcie powinny się odbywać za pośrednictwem wyodrębnionego specjalnie w tym celu konta bankowego. Jego numer podajesz do umowy o dofinansowanie.

Dokumentacja:

Wszystkie wydatki w ramach projektu powinny być ujęte w tzw. wyodrębnionej dokumentacji księgowej. To taki sposób księgowania, który umożliwia łatwą, szybką i precyzyjną identyfikację wszystkich dokumentów księgowych związanych z projektem.